Vaimo Poland Whistleblower Policy

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Vaimo Poland Sp. z o.o.

PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
w Vaimo Poland sp. z o.o.
z dnia 1.03.2025 r.

Wprowadzenie
1. Niniejszy dokument stanowi wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Vaimo Poland sp. z o.o.
2. Pojęcia używane w niniejszym dokumencie, pisane dużą literą, mają następujące znaczenie: a. Działania Następcze – działania podejmowane przez Spółkę w celu zbadania Zgłoszenia oraz w celu przeciwdziałania naruszeniom prawa, w szczególności może to być weryfikacja Zgłoszenia, komunikacja z Sygnalistą, prowadzenie wewnętrznego postępowania wyjaśniającego;
b. Działania Odwetowe – wszelkie działania Spółki zmierzające do pogorszenia sytuacji Sygnalisty w kontekście związanym z pracą, w związku z dokonaniem Zgłoszenia, w szczególności odmowa zatrudnienia, zwolnienie z pracy, niekorzystna zmiana warunków zatrudnienia, dyskryminacja czy mobbing;
c. Procedura – niniejsza wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
d. Spółka – Vaimo Poland sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (50-382) przy ul. Szczytnickiej 11, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000776046, NIP: 8971864724, kapitał zakładowy 5.000,00 zł;
e. Sygnalista – każda osoba fizyczna, która dokonuje Zgłoszenia zgodnie z zasadami opisanymi w Procedurze i Ustawie;
f. Ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów;
g. Zgłoszenie – przekazanie Spółce informacji o zaistniałym lub potencjalnym naruszeniu prawa, a także o uzasadnionym podejrzeniu takiego naruszenia, do którego doszło lub może dojść w Spółce, i o którym Sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z zatrudnieniem, rekrutacją lub współpracą ze Spółką.
3. Procedura ta ma zastosowanie do wszelkich Zgłoszeń dotyczących Spółki i – w kwestiach w niej uregulowanych – ma pierwszeństwo przed jakimikolwiek dokumentami wewnętrznymi obowiązującymi w Spółce.

§ 1
Zawartość Procedury
Procedura określa:
1) wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej Spółki, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez Spółkę do przyjmowania Zgłoszeń;
2) sposoby przekazywania Zgłoszeń przez Sygnalistę,
3) bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej Spółki, upoważnione do podejmowania Działań Następczych,
4) tryb postępowania z anonimowymi Zgłoszeniami,
5) obowiązek potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia Zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania,
6) obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, Działań Następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną do podejmowania Działań Następczych, 7) maksymalny termin na przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej,
8) zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

§ 2
Sygnalista
1. Sygnalistą może być osoba związana zawodowo ze Spółką. Nie jest przy tym ważny rodzaj umowy łączący Sygnalistę ze Spółką. Sygnalistą może być w szczególności:
a. pracownik,
b. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej (zwłaszcza umowy zlecenia, umowy o dzieło),
c. przedsiębiorca współpracujący ze Spółką;
d. członek organu Spółki;
e. członek organu podmiotu współpracującego ze Spółką;
f. stażysta lub praktykant;
2. Nie ma znaczenia, czy stosunek będący podstawą zatrudnienia lub współpracy trwa. Oznacza to, że Sygnalistą może być także na przykład kandydat do pracy lub były pracownik Spółki.
3. Sygnalista uzyskuje informacje o naruszeniu w trakcie i w związku z pracą. Nie jest tylko przypadkowym świadkiem danego zdarzenia.
4. Sygnalista musi mieć uzasadnione podstawy sądzić, że przekazywana przez niego informacja jest prawdziwa.

§ 3
Przedmiot Zgłoszenia
1. Zgłoszenie może dotyczyć naruszenia prawa. Takiego, które już się wydarzyło lub takiego, do którego prawdopodobnie dojdzie w Spółce.
2. Naruszeniem może być zarówno działanie, jak i zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
3. Naruszenia zgłaszane na podstawie Procedury mogą dotyczyć wyłącznie następujących dziedzin wskazanych w Ustawie:
a. korupcji;
b. zamówień publicznych;
c. usług, produktów i rynków finansowych;
d. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
e. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f. bezpieczeństwa transportu;
g. ochrony środowiska;
h. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i. bezpieczeństwa żywności i pasz;
j. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k. zdrowia publicznego;
l. ochrony konsumentów;
m. ochrony prywatności i danych osobowych;
n. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
p. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
q. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej.
4. Procedura nie dotyczy naruszeń prawa z innych dziedzin niż wskazane w ust. 3 powyżej i Ustawie. W szczególności nie obejmuje naruszeń prawa pracy ani naruszeń regulacji wewnętrznych Spółki. 5. W przypadku dostrzeżenia nieprawidłowości nieobjętych Procedurą, należy zwrócić się do bezpośredniego przełożonego lub do działu HR.

§ 4
Sposoby przekazywania Zgłoszeń
1. Sygnalista może przekazać Zgłoszenie przesyłając je na dedykowany adres mailowy Spółki: [email protected].
2. W celu ułatwienia dokonywania Zgłoszeń, Spółka przygotowała formularz Zgłoszenia. Formularz stanowi załącznik do Procedury. Jednakże korzystanie z formularza nie jest obowiązkowe. 3. Zgłoszenia można także dokonać podczas bezpośredniego spotkania z dowolnym pracownikiem Działu HR. Spotkanie zostanie zorganizowane w terminie 14 dni od otrzymania przez Spółkę takiego wniosku. Za zgodą Sygnalisty spotkanie zostanie nagrane lub zaprotokołowane. Sygnalista może sprawdzać, poprawiać i zatwierdzać protokół.
4. Wniosek o zorganizowanie bezpośredniego spotkania może zostać złożony w dowolnej formie, także ustnej. Chęć odbycia spotkania należy zgłosić dowolnemu pracownikowi Działu HR. Należy wskazać, czy spotkanie ma być osobiste, czy zdalne.
5. Każde Zgłoszenie powinno w miarę możliwości precyzyjnie opisywać zaistniałe lub prawdopodobne naruszenie oraz osobę, która się go dopuściła lub ma się dopuścić. W szczególności Zgłoszenie powinno zawierać, w miarę możliwości:
a. datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia lub datę pozyskania informacji o naruszeniu, b. opis sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia,
c. wskazanie osoby, której dotyczy Zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia, d. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje osoba dokonująca Zgłoszenia. 6. Sygnalista nie musi udowadniać naruszenia. Jednak powinien wskazać takie okoliczności, które Spółka może zweryfikować. Zgłoszenie naruszenia prawa ma pozwolić na podjęcie działań przed wystąpieniem skutków takiego naruszenia lub je maksymalnie zminimalizować. Dlatego ważne jest, by Zgłoszenie było rzetelne i rzeczowe.
7. Sygnalista powinien wskazać w Zgłoszeniu także swój adres do kontaktu – korespondencyjny lub mailowy. Po to, aby Spółka mogła powiadamiać go o podjętych Działaniach Następczych, a także, w razie potrzeby, uzyskiwać dalsze informacje dotyczące naruszenia.
8. Każde Zgłoszenie jest odnotowywane w rejestrze Zgłoszeń prowadzonym przez Spółkę

§ 5
Zgłoszenia anonimowe
1. Spółka dopuszcza dokonywanie Zgłoszeń anonimowo.
2. Zgłoszenia mogą być dokonywane anonimowo. Nadal powinny jednak zawierać adres do kontaktu z Sygnalistą. W niektórych przypadkach ustalenie tożsamości Sygnalisty może jednak okazać się możliwe. Na przykład wtedy, gdy adres mailowy, którym posługuje się Sygnalista, zawiera elementy wskazujące na jego imię lub nazwisko.
3. Zgłoszenia anonimowe są rozpoznawane w taki sam sposób jak pozostałe Zgłoszenia. 4. Jeśli Zgłoszenie anonimowe nie zawiera informacji, które są niezbędne do podjęcia Działań Następczych, w szczególności nie jest możliwa weryfikacja takiego Zgłoszenia bądź skontaktowanie się z Sygnalistą, Spółka może pozostawić takie Zgłoszenie bez dalszego biegu.

§ 6
Przyjmowanie Zgłoszeń
1. Do przyjmowania Zgłoszeń są upoważnieni pracownicy Działu HR.
2. Sygnalista otrzyma potwierdzenie przyjęcia jego Zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania przez Spółkę. Potwierdzenie zostanie przekazane na adres do kontaktu wskazany przez Sygnalistę. 3. Brak wskazania tego adresu uniemożliwi Spółce potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia.

§ 7
Podejmowanie Działań Następczych
1. Do podejmowania Działań Następczych są upoważnieni pracownicy Działu HR.
2. Do wykonania określonych czynności specjalistycznych w ramach Działań Następczych upoważnieni pracownicy Działu HR mogą powołać dodatkowo ekspertów. Ekspertami mogą być zarówno osoby zatrudnione, jak i niezatrudnione w Spółce. W szczególności mogą być to prawnicy lub inni specjaliści z dziedziny, której dotyczy Zgłoszenie. Mają oni jedynie głos doradczy. Eksperci powinni uzyskać imienne upoważnienie do podejmowania Działań Następczych.
3. W Działaniach Następczych nie może uczestniczyć:
a. osoba, która dokonała badanego Zgłoszenia,
b. osoba, której dotyczy badane Zgłoszenie,
c. osoba najbliższa dla osoby, która dokonała Zgłoszenia, w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny
(Osobą najbliższą jest małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu).
d. osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy, których dotyczy Zgłoszenie, e. osoba, której udział w Działaniach Następczych wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności z innych przyczyn.
4. Działania Następcze polegają w szczególności na:
a. prowadzeniu postępowania wyjaśniającego, w tym:
● weryfikacji Zgłoszenia,
● komunikacji z Sygnalistą,
● analizie dokumentacji,
● przeprowadzaniu oględzin obiektów, pomieszczeń, maszyn i urządzeń,
● ocenie przebiegu procesów, także technologicznych,
● uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i innych osób mogących wnieść dodatkowe informacje, w tym kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych w trakcie prowadzonych czynności;
b. podejmowaniu środków w celu wyeliminowania nieprawidłowości, w tym stosowanie kar porządkowych lub innych sankcji wynikających z prawa pracy, włącznie z zakończeniem stosunku prawnego stanowiącego podstawę zatrudnienia bądź współpracy;
c. w razie potrzeby – zawiadomieniu odpowiednich organów.
5. Z Działań Następczych sporządza się raport.
6. Raport z Działań Następczych zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne – jeśli możliwe jest ich ustalenie.
7. Wszystkie wezwane osoby mają obowiązek współpracować oraz udzielać pomocy upoważnionym pracownikom Działu HR prowadzącym Działania Następcze. W szczególności osoby te powinny przekazywać wszystkie potrzebne informacje oraz dokumenty. Odmowa współpracy lub celowe wprowadzenie Działu HR w błąd może być podstawą odpowiedzialności wobec Spółki.
8. Upoważnione osoby z Działu HR informują Sygnalistę o planowanych lub podjętych Działaniach Następczych w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu. Informacja o Działaniach Następczych może zostać ograniczona tylko do podstawowych informacji. W szczególności może ona nie zawierać poufnych informacji o Spółce czy zaangażowanych osobach.

§ 8
Ochrona Sygnalisty
1. Od chwili dokonania Zgłoszenia wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane Działania Odwetowe, jeśli są spełnione warunki opisane w Procedurze i Ustawie, w szczególności:
a. Zgłoszenie dotyczy naruszenia z dziedzin wskazanych w § 3 i Ustawie;
b. Sygnalista dowiedział się o naruszeniu w kontekście zatrudnienia w Spółce lub współpracy ze Spółką;
c. Zgłoszenie zostało dokonane w sposób przewidziany w Procedurze;
d. Sygnalista w chwili dokonania Zgłoszenia miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja o naruszeniu jest prawdziwa.
2. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane także próby lub groźby zastosowania Działań Odwetowych.
3. W taki sam sposób chronione są osoby pomagające Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia oraz współpracownicy oraz bliscy Sygnalisty (zdefiniowani w § 7 ust. 3 lit. c), jeśli także mogą doświadczyć Działań Odwetowych.
4. Negatywne działania podejmowane wobec Sygnalisty stanowią Działania Odwetowe tylko wtedy, gdy ich jedyną przyczyną jest dokonanie Zgłoszenia przez Sygnalistę. Oznacza to, że Spółka może podejmować wobec Sygnalisty wszelkie środki, jeśli są one uzasadnione. Na przykład, jeśli Sygnalista narusza swoje obowiązki pracownicze.
5. W analogiczny sposób chronione są osoby zatrudnione lub współpracujące ze Spółką na innej podstawie niż stosunek pracy.

§ 9
Poufność
1. Spółka wykorzystuje uzyskane informacje w zakresie niezbędnym do weryfikacji i rozpatrzenia Zgłoszenia oraz podjęcia Działań Następczych.
2. Spółka dokłada wszelkich starań, by tożsamość Sygnalisty pozostała poufna. Ochrona dotyczy wszystkich informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia lub osoby powiązanej z Sygnalistą.
3. Dostęp do informacji wskazanych w Zgłoszeniu mają tylko upoważnione osoby, w szczególności pracownicy Działu HR. Dane mogą być przekazywane sądom lub innym organom publicznym, prowadzącym postępowania.
4. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty lub gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
5. Wszystkie osoby zaangażowane w prace związane z przyjęciem i rozpatrzeniem Zgłoszenia są zobowiązane do zachowania poufności. Dotyczy to każdej informacji, którą uzyskały w związku z tymi pracami.

§ 10
Zgłoszenia zewnętrzne
1. Zgłoszenia można dokonać bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do właściwego organu publicznego – także bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia do Spółki w trybie opisanym w Procedurze (zgłoszenie zewnętrzne).
2. Przez „właściwy organ publiczny” należy rozumieć wszelkie organy wykonujące zadania z zakresu administracji publicznej w dziedzinach wskazanych w § 3 ust. 3.
3. Rzecznik Praw Obywatelskich i właściwe organy publiczne udostępniają informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.
4. Sygnalista może także podać informację o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej – pod warunkiem uprzedniego dokonania Zgłoszenia do Spółki oraz zgłoszenia zewnętrznego lub samego zgłoszenia zewnętrznego, jeśli Spółka lub organ publiczny nie podejmą żadnych działań (ujawnienie publiczne).
5. Spółka zachęca do dokonywania Zgłoszeń bezpośrednio do niej. W większości przypadków posiada ona najlepsze narzędzia do usunięcia ewentualnych naruszeń prawa i może działać najskuteczniej. 6. W przypadku dokonania Zgłoszenia do Spółki, Spółka zobowiązuje się do podjęcia wszelkich działań w celu możliwie sprawnego wyjaśnienia sprawy. Na zasadach opisanych w Procedurze, Spółka chroni także Sygnalistę przed Działaniami Odwetowymi.

§ 11
Odpowiedzialność Sygnalisty
1. Zgłoszenie naruszenia, nawet jeśli to Zgłoszenie okaże się niepotwierdzone, nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, jeśli Sygnalista:
a. pozostawał w przekonaniu, że przekazywana przez niego informacja jest prawdziwa; b. miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że dokonanie Zgłoszenia jest niezbędne do ujawnienia naruszenia zgodnie z przepisami o ochronie sygnalistów;
c. uzyskał informacje o naruszeniu inaczej niż wskutek czynu zabronionego.
2. Jeśli Sygnalista świadomie dokonuje nieprawdziwego Zgłoszenia, ponosi odpowiedzialność wobec osoby, która poniosła szkodę z powodu tego Zgłoszenia. W takim przypadku Sygnalista może zostać zobowiązany do zapłaty odszkodowania lub zadośćuczynienia na rzecz tej osoby.
3. Opisane w ust. 1 i 2 zasady odpowiedzialności dotyczą też osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia oraz współpracowników i bliskich Sygnalisty, jeśli także mogą doświadczyć Działań Odwetowych. 4. Sygnalista dokonujący Zgłoszenia, wiedząc, że do naruszenia nie doszło, ponosi także odpowiedzialność karną.

§ 12
Postanowienia końcowe
1. Procedura została poddana konsultacjom zgodnie z wymogami art. 24 Ustawy.
2. W sprawach nieuregulowanych w Procedurze zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności ustawy o ochronie sygnalistów i kodeksu pracy.
3. Pełna treść Procedury jest dostępna wewnętrznym regulaminie Vaimo Poland oraz na stronie internetowej Vaimo Wrocław.
4. Procedura zostaje udostępniona w dniu 18.03.2025 r. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Spółce. 5. W Procedurze mogą zostać wprowadzone zmiany w trybie właściwym dla jej przyjęcia.

Załącznik:
– formularz Zgłoszenia